LES DOCUMENTS INDISPENSABLES POUR PRÉPARER LA MISE EN PLACE DE SA MUTUELLE D'ENTREPRISE À LA RÉUNION

Il est temps de rédiger un “contrat” entre vous et vos salariés. Ce formalisme est obligatoire et vous permet de définir les règles du jeu : quel financement ? quelles garanties ? quel assureur ?

Il s’agit de l’acte fondateur instaurant la complémentaire santé obligatoire dans votre entreprise.

Et pour cela, il existe trois possibilités :

• un accord d’entreprise (non appliqué pour une TPE)
• un référendum
• ou une DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur)

Cette dernière étant le mode opératoire généralisé auprès des TPE

2.1. La proposition de contrat signée entre l’organisme d’assurance et l’entreprise

Il subsiste un ensemble de documents contractuels dont il faut disposer. L'un d'entre eux est la proposition de contrat signée entre votre organisme d'assurance et vous.

2.2 Le bulletin individuel d'affiliation

Fournis par votre prestataire, les bulletins individuels d‘affiliations doivent être délivrés à l’ensemble de vos salariés, retournés dûment complétés et signés par l’entreprise et le salarié.

NB : Une fois rempli, un exemplaire de ces bulletins individuels d‘affiliations doit être envoyé au prestataire et un autre exemplaire conservé dans vos archives.

2.3 La notice d'information

Fournie par votre prestataire, elle accompagne le contrat résumant l’ensemble des garanties et conditions de celui-ci. L’employeur a l’obligation de la diffuser auprès de son personnel. Pour assurer la traçabilité, vous devez obtenir l’accusé de réception de votre salarié via une feuille d’émargement.

2.4 Le tableau d'identification 

Enfin, un document listant l’ensemble des salariés ayant souscrit au contrat doit également être transmis à l’organisme prestataire et un autre exemplaire archivé par vos services administratifs.

Le Groupe CRC utilise un processus de pré-affiliation qui vous permet de faciliter l’adhésion de votre salarié au régime. Il suffit pour cela de nous communiquer la liste de salariés et ils recevront ensuite un formulaire d’adhésion en ligne. Rien de plus simple !

• Si le contrat doit être proposé à l’ensemble de vos salariés et qu’il revêt un caractère obligatoire, certains salariés peuvent être dispensés. Dans ce cas, c’est à eux de fournir les pièces justifiant leur dispense.

• Prenez ensuite soin de les archiver et de les actualiser chaque année.

• En cas de contrôle, vous devrez être en mesure de prouver aux services fiscaux et sociaux que vous avez bien effectué toutes les démarches dans les règles et notamment que tous vos salariés se sont vus proposer la complémentaire santé collective obligatoire.

• Archives, recommandés, accusés-réception ou liste d’émargement... ne sont donc pas des excès de zèle mais bien une manière de vous protéger.

• La mise en place d’une complémentaire santé obligatoire pour votre entreprise nécessite de vous faire accompagner.

• La décision finale vous revient, en effet, vous allez devoir assumer les choix effectués. Cependant, être bien entouré est un atout majeur dans le jeu d’un chef d’entreprise. Aussi, faire appel aux bons interlocuteurs est un paramètre important à prendre en compte au moment de l’instauration d’un contrat de santé collectif.

• Pour ce faire : votre comptable et l’organisme prestataire sont deux interlocuteurs incontournables pour vous accompagner.

Vous pouvez enfin, comme nous vous le disions en haut de cette page, télécharger gratuitement le guide : Les documents à rassembler pour mettre en place la mutuelle obligatoire de son entreprise à la Réunion :