pour préparer la mise en place de sa MUTUELLE D'entreprise à la Réunion

C’est le premier document que vous demandera l’organisme complémentaire que vous avez choisi : l’acte fondateur instaurant la complémentaire santé obligatoire dans votre entreprise.

Cet acte fondateur définit la méthode utilisée pour instaurer la mutuelle obligatoire avec vos salariés.

Trois possibilités :

• un accord d’entreprise (non appliqué pour une TPE)
• un référendum
• ou une DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur)

Cette dernière étant le mode opératoire généralisé auprès des TPE

 

 

2.1. La proposition de contrat signée entre l’organisme d’assurance et l’entreprise

Il subsiste un ensemble de documents contractuels dont il faut disposer. L'un d'entre eux est la proposition de contrat signée entre votre organisme d'assurance et vous. Il peut se présenter comme ci-contre. 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Le bulletin individuel d'affiliation

Fournis par votre prestataire, les bulletins individuels d‘affiliations doivent être délivrés à l’ensemble de vos salariés, retournés dûment complétés et signés par l’entreprise et le salarié.

NB : Une fois rempli, un exemplaire de ces bulletins individuels d‘affiliations doit être envoyé au prestataire et un autre exemplaire conservé dans vos archives.

 

 

 

 

 

 

 

2.3 La notice d'information

Fournie par votre prestataire, elle accompagne le contrat résumant l’ensemble des garanties et conditions de celui-ci. L’employeur a l’obligation de la diffuser auprès de son personnel.

 

2.4 Le tableau d'identification 

Enfin, un document listant l’ensemble des salariés ayant souscrit au contrat doit également être transmis à l’organisme prestataire et un autre exemplaire archivé par vos services administratifs.

 

 

 

 

 

 

 

• Si le contrat doit être proposé à l’ensemble de vos salariés et qu’il revêt un caractère obligatoire, certains salariés peuvent être dispensés. Dans ce cas, c’est à eux de fournir les pièces justifiant leur dispense.

• Prenez ensuite soin de les archiver et de les actualiser chaque année.

• En cas de contrôle, vous devrez être en mesure de prouver aux services fiscaux et sociaux que vous avez bien effectué toutes les démarches dans les règles et notamment que tous vos salariés se sont vus proposer la complémentaire santé collective obligatoire.

• Archives, recommandés, accusés-réception ou liste d’émargement... ne sont donc pas des excès de zèle mais bien une manière de vous protéger.

• La mise en place d’une mutuelle obligatoire pour votre entreprise va nécessiter de vous faire accompagner.

• La décision finale vous reviendra, c’est normal c’est vous qui allez devoir assumer les choix effectués, mais être bien entouré est un atout majeur dans le jeu d’un chef d’entreprise. Aussi, faire appel aux bons interlocuteurs est donc un paramètre important à prendre en compte au moment de l’instauration d’un contrat de santé collectif.

• Pour ce faire : votre comptable et l’organisme prestataire sont deux interlocuteurs incontournables pour vous accompagner.

 

Vous pouvez enfin,  comme nous vous le disions en haut de cette page, télécharger gratuitement le guide : Les documents à rassembler pour mettre en place la mutuelle obligatoire de son entreprise à la Réunion :