Ce guide est la première étape pour comprendre les enjeux de la mutuelle obligatoire d’entreprise et donc aller vers une mise en place du dispositif selon des modalités appropriées à vos besoins, dans un délai court et en allégeant au maximum les contraintes administratives.
Bonne lecture !
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La mutuelle obligatoire d’entreprise, vous en avez forcément entendu parler. Vous vous êtes peut être même déjà penché sur la question. Mais le dossier a atterri sur un coin de votre bureau ou a été confié à votre comptable ou votre secrétaire. Rassurez-vous, il n’est pas trop tard.
Il est vrai qu’à première vue, cela peut sembler être une perte : de temps, qui ne sera pas consacré à satisfaire vos clients ou en chercher de nouveaux, et d’argent puisque vous allez devoir financer une partie de la complémentaire santé de vos salariés. Mais deux constats s’imposent à vous.
Le premier : vous n’avez pas le choix ! Vous êtes dans l’obligation de proposer une mutuelle d’entreprise à vos salariés et, ne cherchez pas, il n’y a aucune exception.
Le second : puisque vous devrez vous mettre en conformité, autant le faire rapidement et en faisant les bons choix. Vous verrez alors, au risque de vous surprendre, qu’il est même possible d’en tirer des avantages, notamment fiscaux et sociaux !
En vous posant cette question, vous avez la même réflexion que tous vos confrères chefs d’entreprises. Cependant, la mutuelle obligatoire d’entreprise, comme son nom l’indique, est OBLIGATOIRE. Et il n’y a aucune exception. Évacuons immédiatement le cas des particuliers-employeurs pour les services à domicile (ménage, garde d’enfants…) qui ne sont pas concernés.
Proposer une mutuelle d’entreprise à l’ensemble de ses salariés est obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Une généralisation de la complémentaire santé instaurée par la loi sur la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 suite à l’Accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013. Si vous n’avez pas mis en place de complémentaire santé, vous êtes donc en dehors du cadre légal depuis plus d’un an. Conscient des difficultés, notamment pour les TPE-PME, qu’impose cette généralisation de la complémentaire santé, l’Etat est pour le moment tolérant. Mais cela ne va pas durer et il va devenir de plus en plus compliqué de vous justifier lorsque l’on vous demandera pourquoi vous n’avez pas mis en place cette mutuelle dans votre entreprise depuis le temps...
Tous logés à la même enseigne ! De l’entreprise artisanale employant deux salariés dans les hauts de St-Joseph, à la multinationale qui exporte en Asie, toutes les sociétés sont soumises à la même réglementation.
Même des secteurs assez spécifiques comme le BTP (Bâtiment Travaux Publics) ou le HCR (Hôtel, Café, Restaurant) sont concernés. En revanche, en fonction des secteurs d’activité, des accords de branches peuvent exister et nécessitent d’être consultés avant de souscrire un contrat (garanties minimales et participation employeur encadrées).
Nous allons y venir dans la partie suivante mais sachez d’ores et déjà que la mutuelle d’entreprise n’est pas seulement obligatoire pour vous, employeur, elle l’est également pour vos salariés ! Ils seront, sous certaines conditions, dans l’obligation d’y adhérer. La loi va même plus loin puisque, même si tous vos salariés venaient à être dispensés (retrouvez tous les cas de dispenses p.6), cas extrêmement rare, vous devez malgré tout leur avoir proposé un contrat de santé collectif et être en mesure de le justifier. Vous l’avez compris, il n’y a pas d’échappatoire. Ce guide est désormais votre meilleur allié.
Mettre en place une mutuelle obligatoire d’entreprise représente à la fois une charge financière et une contrainte administrative. Mais, et vous êtes bien placé pour le savoir, il faut également gérer le facteur humain. Le bien-être et la motivation de ses équipes sont des enjeux quotidiens pour un chef d’entreprise. L’objectif est donc clairement de ne pas leur faire ressentir la mise en place d’une mutuelle obligatoire d’entreprise comme un poids pour vous mais au contraire comme une chance pour eux.
Faire intégrer à ses équipes que le contrat de santé collectif est une avancée est d’autant plus compliqué qu’il a un caractère obligatoire. En effet, vous allez devoir leur faire comprendre qu’ils n’ont pas le choix et devront, y souscrire. Nous reviendrons plus bas sur l’importance de dialoguer avec eux ou même de leur proposer un contrat plus avantageux que le minimum obligatoire.
Y-a t-il des cas de dispense ?
Oui ! Certains de vos salariés peuvent être dispensés de souscrire au contrat de santé collectif que vous allez mettre en place (ce qui, on le répète, ne vous dispense pas de leur proposer).
Attention : Cette dispense d’ordre public peut être exercée, à l’initiative du salarié, même si elle n’est pas prévue dans l’acte de mise en place du régime en cas de précompte salarial. Il est toutefois recommandé de faire figurer cette dispense dans toutes les DUE en cas de quote-part salariale afin d’informer les salariés.
Le caractère obligatoire du présent régime de garanties collectives complémentaires, doit être apprécié au regard de l’article 11 de la loi du 31 décembre 1989 dite Loi Evin. Un salarié, employé dans l’entreprise avant la mise en place du présent régime par décision unilatérale, peut refuser d’y adhérer à compter de la mise en place dès lors qu’il supporte une quote-part salariale. L’éventuel refus d’adhésion doit être notifié par écrit à l’employeur et comporter la mention selon laquelle le salarié a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix.
Attention : Les dispenses « de droit » peuvent être exercées, à l’initiative du salarié, même si elles ne sont pas prévues dans l’acte de mise en place. Il est toutefois recommandé de prévoir toutes ces facultés de dispenses « de droit » dans l’acte afin d’informer les salariés.
> Les salariés sous contrat à durée déterminée ou contrat de mission dont la durée de couverture au présent régime est inférieure à 3 mois et qui justifient bénéficier d’une couverture santé « responsable » conforme à l’article L.871-1 du code de la Sécurité sociale. Cette durée de trois mois s’apprécie à compter de la date de prise d’effet du contrat de travail. La dispense doit être formulée à l’embauche ou, si elle est postérieure, à la date de mise en place du régime.
> Les salariés qui bénéficient, par ailleurs pour les mêmes risques, y compris en tant qu’ayants droit, de prestations servies au titre d’un autre emploi en tant que bénéficiaire de l’un des dispositifs ci-dessous. La dispense doit être formulée à l’embauche, ou si elle est postérieure, à la date de mise en place du régime, ou à la date de prise d’effet de la couverture dont le salarié bénéficie par ailleurs :
- d’une couverture complémentaire en application de l’article L. 861-3 du code de la Sécurité Sociale (CMU-C),
- de l’aide à l’acquisition d’une complémentaire santé en application de l’article L. 863-1 du code de la Sécurité sociale (ACS),
Les salariés remplissant les conditions d’une des dérogations ci-dessus doivent en faire la demande par écrit, accompagnée des justificatifs nécessaires, auprès de l’employeur qui conservera les demandes de dispenses et les justificatifs ou déclarations y afférents.
Les demandes de dispenses devront comporter la mention selon laquelle le salarié a été préalablement informé des conséquences de son choix.
Le maintien des dérogations est subordonné à la fourniture annuelle des justificatifs : à défaut, les salariés concernés seront immédiatement affiliés au régime.
Attention : Ces facultés de dispenses peuvent être introduites dans l’acte, en tout ou partie, au choix de l’entreprise. A défaut d’être prévues dans le présent acte, elles ne peuvent pas être exercées par les salariés sous peine de remettre en cause le régime social de faveur.
> sans justificatif, s’ils bénéficient d’un contrat de travail d’une durée inférieure à 12 mois,
> sous réserve de la justification d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties s’ils bénéficient d’un contrat de travail d’une durée au moins égale à 12 mois.
La dispense doit être formulée à l’embauche, ou si elle est postérieure, à la date de mise en place du régime.
> le régime spécial de Sécurité sociale des gens de mer (ENIM) ;
> la caisse de prévoyance et de retraite des personnels de la SNCF (CPRPSNCF).
La dispense doit être formulée à l’embauche, ou si elle est postérieure, à la date de mise en place du régime ou à la date de prise d’effet d’une des couvertures ci-dessus.
Les salariés remplissant les conditions d’une des dérogations ci-dessus doivent en faire la demande par écrit, accompagnée des justificatifs nécessaires auprès de l’employeur qui conservera les demandes de dispenses et les justificatifs ou déclarations y afférents.
Les demandes de dispenses devront comporter la mention selon laquelle le salarié a été préalablement informé des conséquences de son choix.
Le maintien des dérogations est subordonné à la fourniture annuelle des justificatifs, à défaut, les salariés concernés seront immédiatement affiliés au régime.
Pour être en conformité, et c’est la raison principale de votre démarche, la mutuelle obligatoire d’entreprise que vous allez proposer à vos salariés doit respecter certaines obligations. Ces obligations impliquent des charges pour votre entreprise qui seront en fonction du contrat choisi et de l’organisme complémentaire avec lequel vous allez travailler.
Quelle prise en charge de la cotisation ?
Quel que soit l’organisme que vous allez choisir et le contrat que vous allez proposer à vos salariés, votre participation financière doit être au moins égale à 50% de la cotisation du salarié. Le reste est à la charge du collaborateur. Il s’agit d’un minimum ce qui signifie que l’employeur peut prendre en charge plus que 50% et même aller jusqu’à 100% de la cotisation. La négociation avec les salariés et/ou l’envie d’en tirer un avantage humain peuvent influer sur la part de la prise en charge
Vous n’avez aucune obligation dans ce domaine (sauf accord de branche spécifique). Vous pouvez mettre en place un contrat proposant la couverture des ayants droit (enfant et conjoint du salarié), là encore, afin d’améliorer l’offre auprès de vos salariés. Ces derniers sont également libres de refuser la couverture de leurs ayants droit à condition de le justifier (si couverture rendue obligatoire par l’acte juridique de mise en place).
L’objectif de la mutuelle obligatoire d’entreprise est de permettre une couverture maladie complémentaire au plus grand nombre. Pour être efficace, elle doit donc être de qualité. C’est pourquoi un panier de soin minimum a été imposé pour tous les contrats de santé collectifs obligatoires : c’est ce que l’on appelle un “contrat responsable et solidaire”. Les mutuelles obligatoires d’entreprises doivent donc garantir un panier de soin minimum comprenant :
Oui ! Proposer une mutuelle obligatoire d’entreprise à ses salariés ouvre le droit à des avantages fiscaux et sociaux :
Pour le moment, aucune sanction légale n’est prévue pour le défaut de contrat de santé collectif au sein d’une entreprise. Ce qui ne signifie pas qu’il n’y a pas de risques :
Ce redressement peut entraîner une perte des exonérations sociales et fiscales prévues par la loi ANI, notamment dans le cas où le contrat proposé n’est pas conforme à la loi.
On vous l’accorde, à première vue, difficile de trouver des avantages à quelque chose qui vous coûte de l’argent et du temps. Pourtant, il est toujours possible de retourner une situation à son avantage en faisant les bons choix. Rendre la mutuelle obligatoire utile à votre entreprise, c’est possible !
Offrir des avantages à vos salariés, qu’ils soient financiers ou en nature, est parfois compliqué. C’est souvent au détriment d’autres investissements qui vous paraissent plus utiles. Là, en l’occurrence, il s’agit d’un avantage obligatoire. C’est donc l’occasion rêvée pour leur montrer de la considération et l’importance qu’ils ont à vos yeux et dans le fonctionnement de l’entreprise. Vous êtes un bon patron, prouvez-le leur !
> prendre en charge plus de 50% de la cotisation du salarié
> proposer un contrat de santé prenant en charge des garanties plus élevées que le panier minimum de soin imposé.
Une stratégie intéressante et qui, en s’appuyant sur un bon organisme complémentaire qui saura s’adapter à vos besoins, ne vous coûtera pas forcément plus cher. Optimiser ses coûts pour valoriser le capital humain de votre société, voilà des décisions stratégiques qui font la différence dans un univers concurrentiel.
Voilà qui nous amène tout logiquement au second avantage qu’implique la mise en place d’une mutuelle obligatoire d’entreprise : elle est obligatoire pour TOUS. Et dans TOUS, il y a… vos concurrents directs. Ils sont confrontés aux mêmes problématiques que vous et donc si vous faites de meilleurs choix qu’eux, vous en tirez forcément des avantages.
“Ça c’est fait !” Et oui, l’air de rien, elle reste dans un coin de votre tête cette mutuelle obligatoire d’entreprise. Une fois mise en place, dans des délais courts et sans y avoir consacré de longues heures, vous pourrez passer à autre chose. Pendant ce temps, chez vos concurrents, le dossier traîne encore sur le bureau et les salariés attendent…
Vous avez fait les bons choix et plus le temps passe, plus ça commence à payer. Ça ne vous préoccupe plus du tout, les charges ont été intégrées au budget et l’organisme complémentaire gère les affaires courantes. Pendant ce temps, vos concurrents changent de contrat car ils ont trop de problèmes administratifs ou le contrat se révèle finalement trop coûteux. Pire, ils n’ont encore rien fait et l’URSSAF pointe son nez, certains salariés commencent à râler…
Le temps où la mutuelle obligatoire d’entreprise était vue comme une contrainte semble tellement loin. Désormais, c’est un avantage sur lequel vous ne transigez pas, que vous améliorez dès que possible et qui a même été mis en avant lors de certains recrutements. En fait, même si elle n’était plus obligatoire, vous continueriez à proposer et financer une mutuelle d’entreprise à vos salariés.
Ces choix, qui feront de la mutuelle obligatoire d’entreprise une force pour votre société, ils dépendent grandement de l’organisme complémentaire avec lequel vous allez travailler. C’est lui qui doit pouvoir vous offrir la solution la plus adaptée à votre structure, à vos besoins, aussi bien sur le plan financier qu’en terme de conditions de mise en oeuvre.
Tout est clair. Vous avez enfin cerné les règles, enjeux et subtilités de la mutuelle obligatoire d’entreprise et avez désormais les clés pour faire les bons choix. Ces choix impacteront votre entreprise et ne sont donc pas à prendre à la légère.
Pour vous accompagner, tournez-vous vers des professionnels comme ceux du Groupe CRC. Ils sont présents pour vous conseiller tout au long de la mise en place du contrat de santé collectif et vous proposer les solutions les plus adaptées.
Surtout, l’organisme que vous choisirez deviendra un véritable partenaire pour gérer et optimiser dans le temps la mutuelle santé obligatoire de votre entreprise.
Enfin, vous pouvez télécharger ce guide en version PDF pour le consulter où vous le souhaitez :